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          编制和报送建设工程档案告知书
          发布日期:2018年05月23日    来源:  作者:城建档案馆

          各建设单位并转施工、监理单位:

          工程建设百年大计,建设工程档案是工程建设过程和建设成果的真实记录,对于工作质量管理控制与评定,落实工程质量终身责任制和安全生产责任制,以及工程日后维修、改建、扩建等,具有重要作用。为贯彻国务院《建设工程质量管理条例》、建设部《城市建设档案管理规定》、《江西省建筑管理条例》、《江西省建设工程档案预验收及移交管理办法》等法规文件,加强建设工程档案的规范管理,确保工程档案的齐全、完整、真实、准确和及时报送(移交)归档,现将建设单编制和报送(移交)工程档案的法定义务与责任以及有关办事程序告知如下:

              一、建设单位应按照国家和本省有关规定,将工程文件的形成和管理工作,纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围,指定专门部门和有关人员负责建设全过程工程档案的管理。

              二、建设工程档案由工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和工程竣工验收文件五个部分组成。各参建单位应依法做好各自所承担的建设工程文件收集、整理、报送(移交)、归档等工程档案工作,具体职责分工如下:

              1、勘察、设计单位负责工程勘查、设计文件的收集、整理、和立卷,向建设单位移交;

              2、施工单位负责施工文件的收集、整理和立卷,编制竣工图,向建设单位移交;

              3、监理单位负责工程监理文件的收集、整理和立卷,向建设单位移交;

              4、建设单位负责工程准备阶段、竣工验收阶段文件材料的收集、整理和立卷,在工程竣工验收前,负责收集和汇总各参建单位移交的工程档案,形成整套项目工程档案原件。建设单位在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时,应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。在工程建设中,督促检查各参建单位工程文件资料的形成编制,日常管理和立卷移交工作,也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成编制、日常管理和归档工作。

              三、建设工程档案预验收和移交按照下列程序进行:

              1、自查自验。建设、监理、施工、勘察、设计单位工程技术员和资料管理人员对工程建设过程中形成的文件材料、电子和声像档案,按照国家和本省有关技术规范要求,对照《建设工程文件归档范围》(GB/T 50328-2014),对工程文件特别是竣工图是否齐全完整规范等情况,进行自查自验。

              2、验收申请。建设工程竣工验收前,建设单位汇总各参建单位的工程资料,并收集、整理工程准备阶段和竣工验收阶段形成的文件材料,形成整套项目工程档案原件。对照《建设工程文件归档范围》和验收要求,组织自验,自验合格后,填写《江西省建设工程档案预验收申请书》、《建设工程文件归档(移交)目录》,《江西省建设工程档案终身责任人登记表》,向城建档案馆申报工程档案专项预验收。

              3、验收受理。城建档案馆收到《工程档案预验收申请书》后,应进行预验收受理登记,并在五个工作日内,对建设工程档案组织预验收,因故需要变更验收日期的,应及时通知建设单位。

              4、提出初验意见。城建档案馆依照工程档案预验收有关要求,对报送(移交)的工程文件材料是否收集齐全完整,整理立卷是否规范,文件材料是否符合归档质量要求,竣工图编制是否符合技术规范等进行验收,对存在的问题,应提出书面整改意见。对符合移交要求或经过整改后达到了移交要求的,应出具《江西省建设工程档案预验收意见书》“初验意见”。未取得工程档案初验意见的建设工程,视为不具备竣工验收条件,建设单位不得组织工程竣工验收,规划主管部门不予规划条件核实。

              5、出具《档案预验收意见》。工程通过竣工验收后,建设单位应在五个工作日内将竣工阶段形成的文件资料连同整改资料,报送城建档案馆复验,符合要求的,城建档案馆出具《江西省建设工程档案预验收意见书》“复验意见”,并签发《江西省建设工程档案预验收意见书》。未取得《江西省建设工程档案预验收意见书》的建设工程,建设行政主管部门的备案机关不予办理工程竣工验收备案。

              6、出具《档案移交证》。建设单位按照规定向城建档案馆报送移交符合要求的建设工程档案后,城建档案馆应依法办理移交接手续,出具《江西省建设工程档案移交证》,并附该工程全部卷内目录,移交手续办理完毕。

              四、城建档案馆对工程档案预验收,重点验收一下内容:   

              1、工程档案资料完整、齐全、系统。

              2、工程档案资料的内容能真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。

              3、建设工程纸质档案和电子档案归档整理符合国家《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)和相关技术标准要求。建设工程有关工程前原貌、基础工程、隐蔽工程,主体工程、屋面工程、质量事故、竣工后新貌等方面的照片、录音、录像资料的编制符合相关技术标准要求。

              4、竣工图绘制方法、图式及规格等,符合竣工图编制国家相关技术标准要求,图面整洁,所有作为竣工图归档的图纸必须加盖竣工图章,竣工图章应采用不易褪色的红印尼,盖在图标兰上方空白处。

              5、文件资料的形成、来源符合实际,资料签章手续完备。

              6、文件材质、幅面、绘图、用墨、托裱等符合档案归档要求。

              五、建设单位组织工程竣工验收前,应出具《建设工程档案专项验收意见书》“初验意见”。未取得工程档案初验意见的建设工程,视为不具备竣工验收条件,建设单位不得组织工程竣工验收,规划主管部门不予规划条件核实。工程竣工验收合格后,应取得《江西省建设工程档案预验收意见书》,未取得《江西省建设工程档案预验收意见书》的建设工程,建设行政主管部门竣工备案机关不予工程竣工备案。

              六、未取得《江西省建设工程档案移交证》的建设工程,不得申报各类优质工程奖评选。

              七、建设单位在工程档案建档案过程中遇到问题,可以向城建档案馆咨询或提请进行现场指导。

              八、建设单位在工程竣工验收后3个月内未向城建档案馆移交工程档案的,按国务院《建设工程质量管理条例》规定,由建设行政主管部门处以1万元以上10万元以下罚款;对建设单位负责工程项目的主管人员或其他直接责任人员处单位罚款数额的5%以上10%以下罚款。

          附件:1、江西省建设工程档案预验收申请书

                2、建设工程文件归档目录

            

          建档案管理机构:鹰潭市城建档案馆

          详细地址:鹰潭市环城东路33号(鹰王环东花苑小区内)

          联系电话:07016251560

          工作时间:

          夏令制 星期一至星期五(正常工作日)上午8:00-11:30,下午14:30-17:30(法定节假日除外); 

          冬令制 星期一至星期五(正常工作日)上午8:00-11:30,下午14:30-17:00(法定节假日除外)。 

          相关附件: 编制和报送建设工程档案告知书.doc
          主办单位:鹰潭市城乡建设局    地址:江西省鹰潭市信江新区鹰潭经济大厦D区4楼    电话:0701-6221902
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